15.Penanganan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali

Pada artikel kemarin kita sudah membahas penanganan surat masuk sistem kartu kendali. Selanjutnya kita akan membahas penanganan surat keluar sistem kartu kendali. Sebagai pengingat, pada pengurusan sistem kartu kendali kita akan berhadapan dengan 3 lembar kartu berbeda warna, setiap kartu tersebut memiliki fungsi yang berbeda pula. Ketiga kartu tersebutlah yang menjadi ciri khas pada penanganan surat masuk sistem kartu kendali.

Sebetulnya 3 lembar kartu yang digunakan disini tidak hanya kartu kendali saja, tetapi juga kartu pengantar surat biasa, dan kartu pengantar surat rahasia yang masing-masing rangkap 2. Perbedaanya terletak pada kegunaanya masing-masing. Kartu kendali berguna untuk mencatat sura-surat penting, kartu pengantar surat biasa digunakan untuk mencatat surat biasa, dan kartu pengantar surat rahasia untuk mencatat surat penting.

Berikut penanganan surat keluar sistem kartu kendali
1. Prosedur penanganan surat keluar penting sistem kartu kendali
Langkah pengurusan surat keluar penting sistem kartu kendali dimulai dari pengonsepan surat, pencatatan surat, pengarahan surat, pengiriman surat dan penataan arsip.

Pengonsepan Surat
Tahap awal pada pada penanganan surat adalah membuat konsep. Konsep surat dibuat oleh unit pengolah/unit kerja/sekretaris, kemudian diketik dalam bentuk draft pada lembar konsep surat. Kemudian draft diperiksa lalu disetujui/acc oleh pimpinan dengan memberikan tanda taklik atau paraf pada draft surat. Setelah di -acc, surat diketik rapi pada kop surat dan ditandatangani pimpinan/atasan kemudian diserahkan ke pencatat surat. Pencatatan surat keluar penting menggunakan kartu kendali, dan dilakukan pada unit kearsipan.

Pencatatan Surat
Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut

• menerima surat yang sudah ditandatangani oleh pimpinan
• mencatat surat pada kartu kendali rangkap 3
• menentukan kode surat
• memberikan stempel/cap dinas pada surat
• meneruskan kartu kedali 1, surat, dan lampiran kepada pengarah surat
• memberi paraf pada kartu kendali 2, lalu diserahkan ke penata arsip
• menyerahkan kartu kendali 3 ke unit pengolah/unit kerja/sekretaris

Pengarah Surat
Berikut ini merupakan tugas-tugas pengarah surat

• menerima kartu kendali 1, surat asli, beserta lampirannya dari pencatat surat
• mengecek kelengkapan lampiran surat dan menggandakan surat beserta lampirannya
• melipat surat asli dan memasukannya kedalam amplop
• mencatat surat di buku ekspedisi ekstern
• memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirim
• menyimpan kartu kendali 1 sebagai kartu kontrol
• menyerahkan salinan surat/tembusan berikut kartu kendali 1 ke penata arsip. Apabila surat sudah selesai dikirimkan, kartu kendali 1 ditukar dengan kartu kendali 2.

Pengiriman Surat

Pengiriman surat pada umumnya dilakukan oleh kurir atau pihak ekspeditor. Kurir atau ekspeditor ini akan mengirim surat sesuai dengan metode diperusahaan itu sendiri.

Penataan Arsip

Adapun tugas penataan arsip adalah.

• Menerima kartu kendali 2 dari pencatat surat dan menyimpannya, sebagai pengganti arsip yang ada di unit tata usaha/pengarah surat.
• Apabila surat telah dikirimkan, kartu kendali 2 pada penata arsip di ganti dengan kartu kendali 1 dan salinan/surat tembusan pada unit tata usaha/pengarah surat.

2. Prosedur penanganan surat keluar biasa sistem kartu kendali

Penanganan surat biasa (rutin) menggunakan lembar pengantar surat biasa rangkap 2. Dengan langkah-langkah pengurusan surat sebagai berikut.

Unit Pengolah

Konsep surat dibuat oleh unit pengolah. Surat dibuat dengan baik, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat juga lengkap bagian setiap suratnya. Setelah draft surat di acc kemudian diketik lalu ditandatangani oleh pimpinan, kemudian diserahkan kepada pencatat surat.

Unit Kearsipan

Pencatat surat di unit ini menerima surat beserta lampiran. Surat keluar biasa kemudian diberi nomor dan diberi cap/stempel tanggal. Selanjutnya surat asli beserta lampirannya dilipat dan dimasukan pada amplop surat kemudian dicatat dalam lembar pengantar 1 dan 2. Kemudian lembar pengantar 2 diserahkan kepada unit pengolah, dan lembar pengantar 1 beserta surat dan lampirannya diteruskan ke pengarah surat.

Unit Tata Usaha

Pengarah surat menerima surat beserta lampirannya, dan lembar pengantar surat biasa (lembar 1). Kemudian surat beserta lampirannya diperiksa kelengkapannya, dan dikopi untuk diarsip. Tembusan atau kopi surat dan lampiran diberi cap/stempel tanggal. Selanjutnya, surat asli beserta lampirannya dilipat dan dimasukan pada amplop kemudian dicatat dalam buku ekspedisi dan dikirim ke alamat tujuan. Setelah surat dikirim, salinan surat dan lembar pengantar 1 disimpan pengarah surat/tata usaha.

3. Prosedur penanganan surat keluar rahasia

Penanganan surat keluar rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Langkah-langkah penanganan surat rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat dibuat sendiri oleh pimpinan, kemudian dimasukkan dalam amplop tertutup, lalu diteruskan oleh staff kantor ke pencatat surat.
• Surat rahasia langsung dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia rangkap 2. Lembar pengantar surat rahasia 1 diserahkan pada pengarah surat, dan lembar pengantar surat rahasia 2 diserahkan pada unit pengolah.
• Surat dan lembar pengatar 1 diterima oleh pengarah surat, kemudian dicatat ke dalam buku ekspedisi ekstern untuk dikirim. Setelah surat dikirim, lembar pengantar 1 disimpan oleh pengarah surat (TU).